Méthodologie

C'est quoi l'automatisation de processus robotisés ?

L'automatisation de processus robotisés (en anglais robotic process automation ou RPA) est une technologie de création de robots par apprentissage du comportement d'un usager sur une interface graphique.

L'automatisation de processus peut être effectuée par une démarche classique : un développeur informatique écrit un programme informatique qui effectue un certain nombre de tâches et interagit avec l'interface de programmation (API) de l'application ; ou par une démarche d'automatisation des processus robotisés : le système apprend la liste des tâches à automatiser en observant le comportement d'usagers humains.

L'automatisation de processus robotisés est utilisée dans des entreprises pour automatiser des tâches comme valider la vente de primes d'assurance, payer des demandes de règlement d'assurance maladie ou générer des factures de service public, etc.


Mener un projet d'automatisation

La solution French Automation vous permet de créer vos propres automatisations de tâches (démarche classique) et d'implémenter la logique métier qui l'accompagne en implémentant des systèmes de machines à état communiquants. Elle nécessite d'analyser en profondeur toutes les actions réalisées par les utilisateurs des applications afin de mener à bien les tâches qui lui sont confiées.


La solution French Automation vous permet également de mettre en place une logique d'apprentissage métier au niveau de l'orchestrateur et des robots présents sur les postes (démarche d'automatisation des processus robotisés). Ces derniers analysent le comportement des utilisateurs et apprennent les actions à effectuer en fonction des situations rencontrées.


Un projet d'automatisation doit, quelque soit la démarche, être mené avec les utilisateurs des applications concernées. Ces derniers sont les « sachants » du système. Ils effectuent des manipulations qui ne sont parfois pas dans les manuels et portent la plupart du temps l'expertise métier.


Phases projet

Pour mettre en œuvre une automatisation de processus, dans une démarche classique de développement, nous préconisons d’observer les phases suivantes :


Phase 1 : Analyse du processus métier

Quelles sont les actions réalisées par les collaborateurs du service ? Comment se connectent-ils aux applications ? Quelles sont les informations sensibles à préserver ?

La bonne pratique consiste à s’assoir à côté des collaborateurs de l’entreprise et faire avec eux le processus complet en notant chaque manipulation qu’ils réalisent.

Il s’agit notamment de voir si et comment le processus métier à automatiser s’intègre dans le cadre de développement que nous proposons (machine à état, tâches à faire, etc.).

  • Forme de travail : Atelier collaboratif
  • Durée : 1/2 journée (2 à 3 heures)
  • Participants : collaborateur « sachants » (entreprise visitée) + équipe de gestion de projet (intégrateur) + expert technique (intégrateur)
  • Livrable : note de cadrage des processus métier à automatiser



Phase 2 : Construction de l’application d’orchestration des tâches

Quelles entités (objets) métier sont utilisées ? Quels sont les statuts de ces entités lors de la progression du processus métier ? Quelles sont les opérations effectuées par les robots sur l’application qui va être construite ?

Il s’agit de construire l’application métier qui va permettre de suivre l’automatisation et d’implémenter le futur outil de travail des collaborateurs. Pour se faire, nous utilisons le générateur d’application Newmips et le modèle d’application « Orchestrateur de traitements automatisés ».

Ce modèle d’application permet de disposer d’un tableau de bord pré-configuré pour suivre l’avancement des traitements par les robots.

  • Forme de travail : Atelier collaboratif + Développements spécifiques
  • Durée : 1 journée d’atelier + développements complémentaires fonction de la complexité métier
  • Participants : collaborateur « sachants » (entreprise visitée) + consultants projet (intégrateur)
  • Livrable : application déployée sur le Cloud



Phase 3 : Exploration des applications

Les applications utilisées sont-elles de type Web ? Supportent-elles le JQuery ?

L’objectif est de lister toutes les opérations à accomplir, toutes les URLs qui seront parcourues et de définir le type de programme qui sera utilisé pour automatiser le traitement : script ou séquence.

On priviligiera l’utilisation de scripts JQuery plus efficaces et fiables (car moins sujets aux changements d’ergonomie des applications visitées) plutôt que les séquence RobotJS qui nécessitent parfois une utilisation de la souris plus sensible à l’environnement d’exécution.

  • Forme de travail : Travail à l’agence ou sur site
  • Durée : 1/2 journée
  • Participants : experts techniques (intégrateur)
  • Livrable : identification des programmes et décomposition en étapes



Phase 4 : Construction des programmes

Quelles sont les variables dynamiques à définir ? Quels sont les contrôles à mettre en place pour juger que l’étape est terminée et que la sous-tâche a correctement été exécutée ?

Il s’agit de construire les programmes exécutés par les robots. Ces programmes sont décomposés en étapes. Chaque étape fait l’objet d’un code spécifique aussi appelé bribe de code (snippet). En pratique et pour faciliter la compréhension, vous pouvez considérer qu’un changement de page (d’URL) correspond à la fin d’une étape.

Exemple : si l’on est courtier et que l’on simule un devis sur l’Extranet d’une assurance partenaire afin d'envoyer un devis à un client demandeur, les étapes sont :

  • Connexion au système
  • Remplissage du formulaire de simulation de devis sur un Extranet
  • Récupération du montant calculé par le système
  • Création d’un nouvel enregistrement sur une entité Devis au sein de l’orchestrateur (qui va lui-même se charger d’envoyer un email au client avec le montant de la simulation)
Ces 4 étapes feront l’objet de 4 bribes de code (snippets) exécutées de manière séquentielle par le robot. Ces bribes de codes peuvent utiliser des technologies différentes : Javascript, JQuery ou NodeJS.

La fin d’une étape marque la fin d’une sous-tâche qui est consignée par le robot sur la tâche principale au niveau de l’orchestrateur afin de pouvoir suivre l’avancement du processus.

On priviligiera l’utilisation de scripts JQuery plus efficaces et fiables (car moins sujets aux changements d’ergonomie des applications visitées) plutôt que les séquences RobotJS qui nécessitent parfois une utilisation de la souris plus sensible à l’environnement d’exécution.

  • Forme de travail : Travail à l’agence ou sur site
  • Durée : fonction du nombre de programme à développer
  • Participants : développeurs + experts techniques (intégrateur)
  • Livrable : programmes à exécuter par les robots



Phase 5 : Installation des robots

Sur quel type de poste de travail les robots vont-ils être installés ? Ont-ils accès aux ressources cibles ? Disposent-ils de tous les droits pour effectuer les tâches qui vont leur être confiés ?

Les robots sont des applications prêtes à l’emploi qui vont effectuer les tâches qui leur sont confiés par l’orchestrateur. Il faut donc les installer sur les postes de travail des collaborateurs et configurer leurs identifiants de connexion. Ensuite, ils sont autonomes pour travailler.

  • Forme de travail : Installation sur site
  • Durée : 30 minutes par robot en moyenne
  • Participants : consultants projet ou experts techniques (intégrateur)
  • Livrable : robots installés sur les postes


Important : les phases 4 et 5 peuvent être effectuées en parallèle.